7 scénarios d’utilisation de la RPA dans la finance, les RH et la distribution

kofax - Daniel Schmidt
Par Daniel Schmidt, Senior Product Marketing Manager, Kofax

Les logiciels d’entreprise reconnus comme de véritables sources de valeur tiennent leurs promesses en tout point et permettent de résoudre de nombreux défis souvent très variés à l’échelle de toute l’entreprise. Si le Directeur des finances et de la comptabilité déplore le processus manuel qu’utilise son service pour récupérer les factures sur les portails ou dans les e-mails et pour saisir les informations dans SAP, peut-être ignore-t-il que ce même logiciel permet au Directeur des recettes de surveiller de façon proactive les tarifs des concurrents en vue de les ajuster automatiquement pour proposer des prix inférieurs ou égaux.

Face aux innombrables possibilités d’automatisation des tâches répétitives et des processus manuels,il faut toujours garder en tête ces trois fondamentaux : volumes importants, forte valeur ajoutée et enjeux sensibles.

Selon un rapport AIIM Industry Watch sur la dématérialisation des principaux processus métier les technologies comme la RPA et la capture intelligente optimisent non seulement les processus, mais elles les réorganisent de fond en comble.

Voici sept processus à automatiser dans les différents services à l’aide des solutions de RPA :

 

1. Intégration et maintenance des informations d’un nouveau fournisseur, client ou employé

Tous ces processus impliquent un grand nombre de tâches administratives, de validations et d’allers-retours fastidieux entre l’entreprise et un tiers et sont donc mûrs pour l’automatisation. La RPA permet donc de concevoir un processus d’intégration automatisé de bout en bout, qui inclut la communication des statuts et l’intégration complète des informations dans les systèmes internes.

La RPA garantit également que les données liées à toutes ces parties sont mises à jour en temps réel : formulaires de changement d’adresse envoyés par les employés, signature de nouveaux contrats etc.

 

2. Agrégation des rapports

Ce processus est particulièrement chronophage pour le service finance/comptabilité, notamment en fin de mois, de trimestre ou d’année, lorsque le personnel est accaparé par les tâches de compilation des informations. La RPA est capable d’automatiser les processus de regroupement et d’agrégation des données en un rien de temps, avec à la clé une bande passante supérieure et plus de temps à consacrer à l’analyse et à l’exploitation des informations.

 

3. Traitement de la paie

Fiscalité changeante, exigences en matière de création de rapports et utilisation de systèmes cloisonnés sont autant de facteurs à l’origine de tâches chronophages à réaliser chaque mois lors du traitement de la paie. La capacité de la RPA à recueillir les données et à les connecter avec les différents systèmes (suivi des temps, gestion des ressources humaines, administration des employés, comptabilité fournisseurs, grand livre, création des justificatifs destinés aux impôts et à d’autres services) joue un rôle primordial dans l’automatisation de ce processus.

 

4. Règles de vigilance à l’égard de la clientèle

Les processus de veille et de mise en conformité avec les réglementations, notamment avec les règles CDD (Customer Due Dilligence), KYC (Know Your Customer) et AML (Anti-Money Laundering), sont coûteux et présentent leur lot de défis. La RPA permet d’automatiser les opérations d’acquisition, d’amélioration et de distribution des données exactes nécessaires pour garantir la conformité, quelle que soit leur source interne ou externe. En outre, elle contrôle un volume accru de données beaucoup plus rapidement, afin d’offrir une vue complète.

 

5. Suivi des tarifs pratiqués par la concurrence et veille concurrentielle

Un sondage Retail Dive mené auprès des consommateurs révèle que près de 60 % des acheteurs effectuent des recherches sur les prix et les produits sur leur téléphone mobile lorsqu’ils sont en magasin. Lorsqu’ils font leurs achats en ligne, ils ont recours à des comparateurs de prix. Par ailleurs, les sites marchands tiers hébergés sur des plateformes comme Amazon.com ont souvent recours à des logiciels d’ajustement des prix qui leur permettent de garder l’avantage sur les concurrents, une tâche qui serait sinon chronophage. Au vu du pouvoir dont disposent les clients et les concurrents, il est essentiel d’anticiper la stratégie de la concurrence. La RPA permet de surveiller, d’alerter ou d’ajuster les prix de façon proactive selon les spécifications indiquées. De fait, plus besoin de consulter des rapports obsolètes, fruits d’une compilation de données sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

 

6. Traitement des commandes

Le processus de commande implique parfois de nombreuses tâches manuelles chronophages : vérification des adresses, saisie des données, impression de la facture et de l’étiquette de livraison, inventaire d’entrepôt et nouvelles commandes en cas de stocks insuffisants. Les agents logiciels n’étant pas de véritables robots, la seule tâche non prise en charge par la RPA reste l’emballage des colis.

 

7. Planification et suivi des expéditions

Tâches manuelles par excellence, les opérations de planification/mise à jour des expéditions et la création de rapports sur leur statut dans les différents systèmes internes et sur les portails compromettent souvent l’expérience client. La RPA permet d’extraire les demandes de livraison à partir des e-mails entrants, d’entrer les tâches dans les systèmes de planification et d’indiquer les heures de retrait sur les portails client/transporteur.

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